Google anunció ayer, 11 de septiembre, que la importación de usuarios y datos desde Microsoft durante la configuración de Google Workspace pasa a disponibilidad general. El anuncio se dirige explícitamente a negocios pequeños: conectas la cuenta de Microsoft de la empresa con credenciales de administrador global, la herramienta localiza a los usuarios y copia su correo, sus archivos de OneDrive, sus eventos de calendario, sus contactos y sus tareas a la cuenta nueva de Workspace.
Hasta aquí, una buena noticia para cualquier pyme que lleve meses dándole vueltas a cambiar de suite y se haya frenado al pensar en el correo. Lo que conviene leer antes de empezar son tres condiciones que el anuncio menciona de pasada y una lista de excepciones que no está en el anuncio, sino en las fichas de ayuda de la herramienta que trabaja por debajo.
La primera condición es el número: hasta 10 usuarios de forma automática. La segunda es el plan de pago, y es la que tiene coste. La tercera es que no hay marcha atrás: una importación no se puede reiniciar y detenerla no deshace lo ya copiado.
El anuncio de Google solo está publicado en inglés, así que las citas son traducción propia. La ficha de ayuda que lo desarrolla sí existe en español —en su variante de América Latina—, y de ahí salen los términos oficiales: «plan flexible», «plan anual o de plazo fijo» y «herramienta de importación de datos».
Qué ha cambiado exactamente
Hasta ahora importar datos de Microsoft era una tarea aparte, posterior y con un requisito incómodo: la herramienta de importación de datos, según su propia ficha, «solo copia usuarios que ya tienen cuenta en Exchange Online y en Workspace» y «no crea cuentas de usuario nuevas para los datos importados». Es decir, primero creabas a mano a todo el equipo en Workspace, con sus licencias, y luego movías el contenido.
Lo que entra en disponibilidad general es la otra mitad: hacerlo durante la configuración inicial, con los usuarios copiados desde Microsoft en el mismo paso. El anuncio lo resume en dos movimientos: conectar con la cuenta de empresa de Microsoft usando credenciales de administrador global y, opcionalmente, excluir usuarios o tipos de datos que no quieras traer.
La ficha de ayuda detalla el resto de la pantalla. Puedes revisar la lista de usuarios que se van a importar y desmarcar a quien no toque, confirmar qué tipos de datos entran —correo, eventos de calendario, contactos, archivos y tareas— y pulsar iniciar. El proceso corre en segundo plano mientras sigues configurando el dominio, y hay un botón para comprobar el estado.
Dos frases de la ficha merecen quedarse. Una: «el proceso de importación no borra ni modifica los usuarios existentes de Microsoft; la información del usuario se copia». Es decir, durante unos días vas a tener el correo en dos sitios, que es exactamente como debe ser una migración. Otra: «después de importar cada usuario, recibes un correo con las instrucciones de acceso a Workspace», con la recomendación de reenviarlo a una dirección secundaria de esa persona. Traducido: el buzón nuevo todavía no existe para quien tiene que entrar en él, así que las contraseñas salen todas al correo del administrador.
La condición del plan, que es la que cuesta dinero
Esta es la parte que hay que decidir antes de tocar nada, porque afecta a la factura de los próximos doce meses.
La ficha de ayuda lo dice sin rodeos: si tienes un plan flexible, puedes importar hasta 10 usuarios de Microsoft al configurar la cuenta. Si tienes un plan anual o de plazo fijo, tienes que añadir licencias antes de poder importar usuarios durante la configuración. El anuncio es aún más tajante y afirma que el proceso «solo es aplicable si estás en el plan flexible».
Conviene separar el hecho de la interpretación. El hecho son esas dos frases. Nuestra lectura es que no son exactamente lo mismo: el plan anual no está prohibido, lo que pasa es que en el plan anual pagas por licencias compradas de antemano, así que hay que comprarlas antes de que la importación pueda colocar a nadie. El requisito real es tener licencias libres para los usuarios que traes; el plan flexible simplemente las crea sobre la marcha porque se factura por cuenta y mes.
Y ahí está el coste, porque los dos planes no valen lo mismo. Estos son los precios oficiales en euros por usuario y mes de la comparativa de planes de pago de Google, sin impuestos:
- Business Starter: 8,10 € en plan flexible frente a 6,80 € en plan anual.
- Business Standard: 16,20 € en plan flexible frente a 13,60 € en plan anual.
- Business Plus: 25,30 € en plan flexible frente a 21,10 € en plan anual.
Entre 1,30 € y 4,20 € de diferencia por persona y mes según la edición, alrededor de un 19 % más caro. En un equipo de cinco personas con Business Standard eso son, por nuestra cuenta, 13 € más al mes: unos 156 € al año sin impuestos por tener la flexibilidad de entrar y salir cuando quieras. A cambio, el plan flexible se cancela en cualquier momento sin penalización y el anual, según la misma ficha, obliga a pagar el resto del contrato si te vas antes de la renovación y solo permite reducir licencias al renovar.
Nuestro criterio, que es el que aplicamos cuando nos sientan a decidir esto: el plan flexible durante la migración y los primeros meses, el anual cuando ya sepas cuántas personas van a usarlo de verdad. Pagar dos euros por persona al mes para no firmar un año entero a ciegas suele ser el mejor seguro de una migración, sobre todo si el equipo cambia de tamaño en temporada.
Lo que se copia y lo que no
El anuncio enumera correo, archivos de OneDrive, eventos de calendario, contactos y tareas, y ahí se queda. El detalle está en las fichas de la herramienta de importación de datos, que son largas y bastante honestas. Esto es lo que nos parece relevante para un negocio pequeño.
En el correo entra prácticamente todo: mensajes de todas las carpetas y subcarpetas, incluidos borradores y enviados, con su estado de leído o no leído, y las carpetas llegan convertidas en etiquetas de Gmail. No entran los mensajes de más de 150 MB, los borradores sin remitente, las carpetas compartidas ni ciertos marcadores de estado como fijado o marcado con bandera. Las reglas de Outlook se importan, con diferencias respecto a los filtros de Gmail.
En el calendario hay un detalle que conviene mirar antes de pulsar: solo entran los eventos posteriores a la fecha de inicio de la importación, que es configurable. Lo anterior se queda. Las reuniones de Teams se copian como enlace y no se convierten en reuniones de Meet, las series sin fecha de fin acaban con fecha 31 de diciembre de 2099, y el método estándar no trae los adjuntos de los eventos ni los permisos de los calendarios.
En los archivos de OneDrive se copian carpetas, ficheros en su formato original y los permisos, traducidos al vocabulario de Drive: editor, lector, gestor de contenido. No se copian los archivos creados por usuarios externos, ni los modificados por última vez por alguien externo, ni las versiones anteriores —solo la última—, ni la caja fuerte personal. Y hay una frase que cambia cómo se planifica el día de la migración: los usuarios externos con los que compartas algo reciben un correo de notificación cuando se les comparte el archivo en Drive. Si entre esos externos están tus clientes, la importación les escribe.
En las tareas, lo previsible: las tareas de Microsoft To Do llegan a Google Tasks, pero una tarea recurrente se convierte en una tarea única, los adjuntos no viajan y las tareas de Planner no están soportadas.
Hay otra distinción que paga la pena conocer. El método estándar usa la cuota de API compartida de Google y admite hasta 1.000 usuarios de Exchange Online o 500 de OneDrive por importación; el avanzado exige montar una aplicación en Microsoft Azure para usar tu propia cuota, y es el único que copia archivos históricos de Exchange, buzones de grupo, adjuntos de eventos y permisos de calendario. Para una pyme de menos de diez personas, el estándar sobra. Para saber eso hay que leer dos fichas distintas.
Lo que no tiene marcha atrás
Tres avisos de la documentación que no aparecen en la pantalla de configuración y que, si los descubres tarde, te cuestan una tarde.
- Una importación no se reinicia. Puedes detenerla, pero la ficha advierte de que tarda unos minutos en parar y que «el proceso no se revierte»: lo que ya se copió se queda en Workspace. Para volver a intentarlo hay que lanzar una importación nueva desde la herramienta.
- Repetir es duplicar. La ficha avisa de que usar la herramienta de importación sobre datos que ya importaste durante la configuración crea datos duplicados. No es un error del sistema: es lo que pasa si un administrador nervioso vuelve a darle.
- Queda una delegación abierta. Cuando conectas la cuenta de Microsoft, la importación de datos aparece registrada como cliente de API autorizado en la página de delegación en todo el dominio de la consola de administración. Es el mecanismo normal de este tipo de herramientas, y es exactamente el tipo de cosa que conviene revisar y retirar cuando la migración termina.
A eso añadimos un cuarto aviso, que es nuestro y no de Google: copiar el correo, los contactos y los archivos de tu empresa de un proveedor a otro es un tratamiento de datos personales de tus clientes y de tu equipo, no una tarea de informática. Si llevas un registro de actividades de tratamiento, esto va dentro. Si no lo llevas, el día que migras el correo es un buen día para empezarlo.
El análisis de PotencIA
Llevamos semanas contando el mismo patrón desde el otro lado: funciones de Google que suenan universales y luego traen la letra pequeña en la edición, en el plan o en la región. Cuando Gemini empezó a crear documentos y presentaciones desde Gmail, estaba en la edición. Cuando Gemini se puso a etiquetar los datos sensibles de Drive, estaba en el plan. Cuando miramos dónde se guardan los datos de Gemini Notebook, estaba en la región.
Hoy la letra pequeña está en el plan de pago, y la novedad es que esta vez se puede calcular. Son dos euros por persona y mes, y compran algo concreto: poder equivocarte sin firmar un año.
Nos parece más interesante el movimiento de fondo. Google no ha lanzado una herramienta de migración más potente; la potente ya existía y sigue exigiendo leerse dos fichas. Lo que ha hecho es mover el primer tramo de la migración al asistente de configuración, donde está la persona que acaba de registrar el dominio y todavía no ha llamado a nadie. Eso no va dirigido a las empresas que tienen departamento de informática. Va dirigido al autónomo y a la pyme de cinco personas que, hasta ayer, en ese punto cerraban la pestaña.
Conviene ser exacto con lo que eso sí resuelve y lo que no. Resuelve el arranque: tener el correo y los archivos donde toca, sin un proyecto de migración. No resuelve nada de lo que viene después, que es el trabajo de verdad. Una vez dentro, lo que se gana o se pierde está en si el equipo automatiza lo repetitivo —algo que, como contamos cuando Google dejó automatizar Gmail y Drive sin programar, ya no exige programar— y en si las conversaciones con clientes dejan de vivir en buzones personales. Para eso no sirve una importación, sino un sitio donde la conversación y la ficha del cliente vivan juntas y con reglas.
Y una advertencia de experiencia propia: el riesgo de una migración de correo casi nunca es el correo. Es el alias de facturación que nadie recordaba, el formulario de la web que enviaba a una dirección que ya no existe, y la factura del proveedor antiguo que sigue cobrándose cuatro meses después porque nadie canceló nada. Ninguna herramienta automática mira eso.
Qué haríamos esta semana
- Decide el plan antes de crear la cuenta. Plan flexible si vas a migrar ahora y el equipo puede cambiar; plan anual cuando el número esté estable. Cambiar de opinión después es más caro que elegir bien al principio.
- Cuenta a las personas, no los buzones. El límite automático es de 10 usuarios. Si sois doce, la ficha remite a importar más usuarios por otra vía, y eso ya es un proyecto con sus pasos, no un botón.
- Fija la fecha de inicio del calendario a conciencia. Solo entran los eventos posteriores a esa fecha. Si tu negocio trabaja con reservas a meses vista, comprueba qué se queda fuera antes de lanzar.
- Avisa a tu gente antes de que les lleguen las contraseñas. Las instrucciones de acceso salen por correo al administrador, que tiene que reenviarlas. Diez personas recibiendo eso sin contexto son diez llamadas.
- Mira quién es externo en tus carpetas compartidas. Los usuarios externos reciben notificación cuando el archivo aparece compartido en Drive. Si son clientes, decide tú cuándo se enteran.
- Pon fecha de cierre a la delegación. Apunta en el calendario revisar los clientes de API autorizados de la consola de administración cuando la migración acabe, y retira lo que ya no haga falta. Si la cuenta de trabajo es la que manda, conviene tenerla ordenada desde el primer día, por el mismo motivo que explicábamos con la aplicación de Gemini para Windows.
Fuentes consultadas
- Blog de Google Workspace Updates, «Seamlessly import your team and data from Microsoft to Google Workspace during setup», 11 de septiembre de 2026. Fuente primaria reabierta y verificada hoy (HTTP 200): disponibilidad general, público objetivo, los dos pasos del proceso, el uso de credenciales de administrador global, el límite de 10 usuarios, la condición del plan flexible, el requisito de verificar el dominio y activar los registros MX, y la disponibilidad para todos los clientes de Google Workspace en dominios de lanzamiento rápido y programado. Publicado solo en inglés; la traducción es propia.
- Centro de Ayuda de administradores de Google Workspace, «Importar datos durante la configuración», consultada hoy en su versión en español de América Latina: límite de 10 usuarios en plan flexible, necesidad de añadir licencias en plan anual o de plazo fijo, tipos de datos seleccionables, aviso de datos duplicados, imposibilidad de reiniciar una importación, comportamiento al detenerla y envío de las instrucciones de acceso por correo.
- Centro de Ayuda de administradores de Google Workspace, «Use the default data import method for Exchange Online» y «What's imported from Exchange Online?», consultadas hoy: ediciones compatibles desde Business Starter, requisito de cuentas previas en la herramienta independiente, inicio de sesión como administrador global de Microsoft 365, registro en la delegación en todo el dominio, límites de 1.000 usuarios en el método estándar y 5.000 por lote en el avanzado, y listas de qué se importa y qué no en correo, calendario, contactos y tareas. Publicadas en inglés; la traducción es propia.
- Centro de Ayuda de administradores de Google Workspace, «What's imported from OneDrive?», consultada hoy: límite de 500 usuarios en el método estándar, traducción de permisos y enlaces de OneDrive a Drive, notificación por correo a los usuarios externos, y lista de lo que no se copia, incluidas las versiones anteriores y los archivos de usuarios externos. Publicada en inglés; la traducción es propia.
- Centro de Ayuda de administradores de Google Workspace, «Compare Flexible and Annual/Fixed-Term payment plans», consultada hoy: condiciones de cada plan y precios estándar por usuario y mes en euros para Business Starter, Standard y Plus.
- Página oficial de precios de Google Workspace para España, consultada hoy: importes de Starter, Standard y Plus, nota de que el precio es por usuario al mes y no incluye impuestos, ahorro del 16 % con compromiso de un año, máximo de 300 usuarios en los planes Business e inclusión de la herramienta Google Workspace Migrate a partir de Standard.