Google anunció ayer, 3 de septiembre, que los administradores de Workspace ya pueden consultar registros de auditoría completos de Gemini Notebook desde el panel de administración. Quién abre un cuaderno, desde qué IP, con qué visibilidad y sobre qué fuentes.
Es una nota de producto corta y de aspecto aburrido. Pero lleva dentro, en el apartado de detalles adicionales, una frase que ningún otro anuncio de Workspace de las últimas semanas había dicho tan claro: los datos que tu equipo mete en Gemini Notebook se almacenan de forma global y hoy no admiten regionalización.
Eso no es un detalle técnico. Es información que una pyme española necesita para su registro de actividades de tratamiento. Vamos por partes.
Todas las citas de Google en este artículo son traducción propia: el anuncio y la documentación de administración solo están publicados en inglés. Las citas del Reglamento europeo se toman del texto en español.
Qué ha anunciado Google exactamente
La función es visibilidad, no control. Google dice que la actualización «introduce visibilidad completa de las acciones en Gemini Notebook, permitiendo a los administradores revisar el uso y auditar el acceso a los datos».
Lo que queda registrado, según la documentación de administración, incluye el usuario que actúa, la aplicación desde la que actúa, el nivel de plan de IA, la fecha y la hora, el evento, la dirección IP y su ASN, la visibilidad anterior y la actual del cuaderno, los recursos implicados con su identificador, título, tipo y propietario, y el identificador, nombre, tipo y URL de cada fuente.
Tres datos operativos más, todos de la fuente primaria:
- Los registros aparecen por defecto en el panel de administración. La exportación a BigQuery, en cambio, viene desactivada hasta que alguien la encienda.
- No hay ningún ajuste para el usuario final. Esto se activa por encima de él.
- El despliegue gradual arrancó el 3 de septiembre, tanto en dominios de publicación rápida como programada, y puede tardar hasta 15 días en verse.
La retención es de seis meses para los eventos de registro de Gemini Notebook, según la tabla de retención y latencia de la documentación de administración. Ni más ni menos que la de la mayoría de registros de Workspace.
La letra pequeña de la disponibilidad
Aquí conviene ser exacto, porque Google no lo es del todo. La línea de disponibilidad dice, literalmente, que está «disponible para todos los clientes de Google Workspace que tengan acceso a la herramienta de investigación de seguridad y a la herramienta de auditoría e investigación».
La redacción es ambigua: no queda claro si hacen falta las dos o basta una. Lo que sí está documentado es que son herramientas distintas y solo una tiene límite de edición. La página oficial de la herramienta de auditoría e investigación no fija restricción de edición para la versión básica, pero sí la fija para la versión premium, la de investigación de seguridad: «Frontline Standard y Frontline Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium».
Traducido a la realidad de una pyme: ninguna edición Business aparece en esa lista. Si tienes Business Starter, Standard o Plus, la herramienta premium no es tuya. La básica del panel, según la documentación, sí.
La frase que cambia la lectura del anuncio
Y ahora, la nota que Google mete al final del apartado de detalles adicionales:
«Aunque el almacenamiento de los propios registros de auditoría sigue las políticas estándar de enrutamiento regional de Workspace, los datos de usuario de Gemini Notebook —como los cuadernos, las fuentes y los historiales de chat— se almacenan de forma global y actualmente no admiten la regionalización de datos.»
Léelo dos veces, porque dice dos cosas opuestas en la misma frase. El registro de que alguien abrió el cuaderno puede quedarse en Europa. El cuaderno, no.
Y no es un descuido de redacción. La documentación de datos cubiertos por las regiones de datos, actualizada el 26 de agosto de 2026, enumera quince servicios: Gmail, Calendar, Chat, Contactos, Documentos, Drive, Meet, Vault, la aplicación Gemini, Google Workspace con Gemini, Classroom, Formularios, Keep, Sites y Tareas. De la aplicación Gemini y de Workspace con Gemini cubre expresamente «peticiones y respuestas».
Gemini Notebook no está en esa lista. Y la propia página cierra la puerta a interpretaciones generosas: «Las regiones de datos no pueden aplicarse a datos suministrados por el cliente ni a tipos de datos que no se indiquen expresamente en este documento, como los registros o el contenido en caché».
Quién tiene siquiera regionalización de datos
Segundo escalón, y este afecta todavía a más negocios pequeños. Las regiones de datos no están en todas las ediciones. La página oficial, actualizada también el 26 de agosto, lista estas: «Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Enterprise Essentials Plus».
Business Starter no está. Y la página lo remacha: «Los usuarios que no tienen una edición compatible no están cubiertos por las políticas de región de datos, aunque apliques una política de región de datos a su unidad organizativa».
Las opciones de ubicación, cuando sí las tienes, son «Estados Unidos, Unión Europea (etiquetada como Europa en la consola de administración de Google) o Sin preferencia».
Junta las dos piezas y salen dos escenarios reales:
- Pyme con Business Starter. No tiene regiones de datos para nada. Gemini Notebook es en su edición un servicio principal, igual que Gmail o Drive, según la documentación de administración. Es decir: la herramienta está en la casa, y no hay palanca de residencia que tocar.
- Pyme con Business Standard o Plus que ya eligió Europa. Tiene la palanca, la ha usado, y sigue sin cubrir lo que su equipo suba a Gemini Notebook. Que es, precisamente, la herramienta a la que uno le sube los documentos densos: contratos, pliegos, informes, actas.
Ese segundo caso es el incómodo. Es el de quien creía que ya lo tenía resuelto.
Qué dice el Reglamento y qué no dice
Aquí toca separar el hecho de la interpretación, porque en esto se exagera mucho en las dos direcciones.
Lo que no significa. Que un dato se almacene fuera de la Unión Europea no lo convierte en ilegal. El Reglamento (UE) 2016/679 no prohíbe las transferencias internacionales: las condiciona. Su artículo 44 establece que «solo se realizarán transferencias de datos personales que sean objeto de tratamiento o vayan a serlo tras su transferencia a un tercer país u organización internacional si, a reserva de las demás disposiciones del presente Reglamento, el responsable y el encargado del tratamiento cumplen las condiciones establecidas en el presente capítulo». Google presta ese servicio bajo sus propias condiciones contractuales, y valorarlas no es objeto de este artículo.
Lo que sí significa. Que tú, como responsable del tratamiento, tienes que saberlo y dejarlo escrito. El artículo 30.1.e) obliga a que el registro de actividades de tratamiento contenga «en su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional». Difícilmente puedes identificar nada si no sabías que salía.
Y no vale escudarse en el tamaño. El artículo 30.5 exime de llevar ese registro a las empresas de menos de 250 personas, pero con tres excepciones, y basta una para perder la exención: «a menos que el tratamiento que realice pueda entrañar un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, no sea ocasional, o incluya categorías especiales de datos personales». Subir documentación de clientes a un cuaderno de trabajo, todas las semanas, no es un tratamiento ocasional.
Hay además un frente que no es normativo sino contractual: si le has prometido a un cliente —por contrato, por pliego o por un formulario de seguridad— que sus datos se tratan en la Unión Europea, esa promesa la firmaste tú, no Google.
Qué hacer esta semana
Cuatro cosas concretas, en este orden:
- Mira quién lo está usando ya. Para eso sirve exactamente lo que se ha anunciado. Panel de administración, registros de Gemini Notebook. No decidas política sobre una suposición: primero el dato.
- Decide qué no entra en un cuaderno. Es más rápido definir el veto que el permiso. Historias clínicas, datos de salud, nóminas, documentación laboral, todo lo que sean categorías especiales del artículo 9. Y cualquier cosa cubierta por un acuerdo de confidencialidad con residencia europea.
- Actualiza el registro de actividades. Si usas Gemini Notebook con datos personales de forma habitual, añádelo con su identificación de país. Media hora de trabajo, y es la diferencia entre un hallazgo y una infracción documentada.
- Si no lo vas a usar, apágalo. El control está en el panel, en IA generativa, Gemini Notebook, con encendido o apagado general y por unidad organizativa o grupo de acceso. Una herramienta que nadie ha decidido usar pero está disponible es la peor de las combinaciones.
El análisis de PotencIA
Llevamos varias semanas cubriendo lo mismo desde ángulos distintos, y el patrón ya es evidente. Cuando Google abrió la clasificación de datos con Gemini en Drive la función existía pero exigía Enterprise Plus. Cuando llegaron los pasos nuevos de Workspace Studio sí alcanzaban a Business Starter. Cuando Vids empezó a convertir documentos en vídeo también.
Lo de ayer es la otra cara de esa moneda, y es la que menos se cuenta: la función de IA llega a la edición barata mucho antes que los controles de gobierno del dato que esa función necesita. Business Starter tiene Gemini Notebook como servicio principal y no tiene regiones de datos. El orden va al revés de como debería.
Nuestro criterio no cambia por esto, porque es el mismo que aplicamos al montar cualquier automatización: antes de conectar un asistente a tus documentos hay que decidir qué documentos puede ver y dónde acaban. Primero el gobierno del dato y del permiso, después la función. Lo escribimos cuando la puerta estaba cerrada por precio y lo sostenemos ahora que está abierta.
La lectura útil de este anuncio no es «Google me vigila al equipo». Es al revés: por primera vez tienes forma de saber qué está pasando de verdad con una herramienta que probablemente ya estaba encendida. Úsalo para decidir, no para archivarlo.
Y si lo que te preocupa son los datos de tus clientes en las conversaciones del día a día —quién escribe, qué se guarda, cuánto tiempo—, ese problema no lo resuelve un cuaderno de investigación. Lo resuelve tener un sistema donde la conversación y el dato del cliente vivan con reglas, y ahí sí sabes tú dónde está cada cosa.
Fuentes consultadas
- Google Workspace Updates, «Introducing comprehensive audit logs for Gemini Notebook in the Workspace Admin console», 3 de septiembre de 2026. Fuente primaria reabierta y verificada el 4 de septiembre (HTTP 200): fecha, alcance de los registros, ajustes por defecto, ausencia de ajuste de usuario, calendario de despliegue, línea de disponibilidad y nota sobre regionalización.
- Ayuda de administración de Google Workspace, «Gemini Notebook log events», consultada el 4 de septiembre: atributos registrados.
- Ayuda de administración de Google Workspace, «About the audit and investigation tool», consultada el 4 de septiembre: ediciones de la herramienta de investigación de seguridad.
- Ayuda de administración de Google Workspace, «Data retention and lag times», consultada el 4 de septiembre: seis meses de retención para los eventos de Gemini Notebook.
- Ayuda de administración de Google Workspace, «Choose a geographic location for your data» y «Data covered by data regions», ambas actualizadas el 26 de agosto de 2026 y consultadas el 4 de septiembre: ediciones compatibles, opciones de ubicación, servicios cubiertos y exclusiones.
- Ayuda de administración de Google Workspace, «Turn Gemini Notebook on or off for users», actualizada el 26 de agosto de 2026: Gemini Notebook como servicio principal en Business Starter y ruta del control de administrador.
- Reglamento (UE) 2016/679, artículos 30.1.e), 30.5 y 44, en su texto en español del Diario Oficial de la Unión Europea alojado en el BOE.
- Google Workspace Updates, «NotebookLM is now Gemini Notebook», 16 de julio de 2026, para el cambio de nombre del producto.