Grabar una reunión en la que tú participas no vulnera el secreto de las comunicaciones: lo dijo el Tribunal Constitucional en 1984. Pero cuando lo hace una empresa con una herramienta de IA, la voz de los asistentes es un dato personal y entra el RGPD: hay que informar a todos antes de empezar y tener una base jurídica. «Al unirte, aceptas la grabación» no basta, y el nuevo tomador de notas de ChatGPT no avisa a nadie por ti.
Este artículo responde a la pregunta para una pyme o un despacho que quiere grabar, transcribir o resumir sus reuniones con IA. Las fuentes son la sentencia 114/1984 del Tribunal Constitucional, el RGPD, la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos, dos entradas del blog de la AEPD de 2026 y dos resoluciones sancionadoras, además de las fichas de ayuda de OpenAI, Google y Microsoft. Todo se consultó el 14 de octubre de 2026. No es asesoramiento jurídico: si vas a grabar a trabajadores o a clientes de forma habitual, confírmalo con quien lleve tu protección de datos.
Por qué la pregunta vuelve ahora
Porque grabar una reunión ha dejado de requerir que entre un bot en la llamada. El 29 de septiembre de 2026 OpenAI lanzó en beta el plugin Meetings de ChatGPT, que toma notas de una reunión online o presencial «sin que un bot se una a la llamada»: usa el micrófono y el audio del sistema de tu Mac y lo envía a OpenAI para generar las notas. Está disponible en la aplicación de escritorio para macOS en los planes Pro y Business, y en Enterprise solo para un grupo de prueba. El 6 de octubre añadió la subida de archivos de audio a ChatGPT para transcribir y resumir grabaciones. Ese mismo día Google presentó en su blog de desarrolladores Foresight, una aplicación experimental para Mac que hace lo mismo con modelos que funcionan en el propio ordenador.
Lo que tienen en común es que los demás asistentes no ven nada en su pantalla. La ficha de OpenAI lo dice sin rodeos: te pide que informes a todos y consigas su consentimiento antes de empezar, y añade que el recordatorio de consentimiento de la aplicación «es visible para ti» y que «no notifica a los demás participantes ni obtiene su consentimiento por ti». Esa responsabilidad, que antes cubría la plataforma de videollamada, ahora es tuya.
Lo que dice el Tribunal Constitucional: grabar no es lo mismo que difundir
Quien graba una conversación en la que participa no vulnera, solo por eso, el secreto de las comunicaciones; quien graba una conversación de otros, sí. Es la doctrina de la sentencia 114/1984, de 29 de noviembre, fundamento jurídico 7: «quien graba una conversación con otro no incurre, por este solo hecho, en conducta contraria al precepto constitucional citado». El problema, añade la sentencia, podría estar en la difusión de lo grabado, que afecta a la intimidad.
De ahí sale la respuesta que da casi todo el mundo, «es legal si estás en la reunión», y es correcta para lo que la sentencia juzga. Pero la sentencia es de 1984 y trata del secreto de las comunicaciones y de la intimidad, no de la protección de datos, que llegó después. Para una empresa, la pregunta que decide no es si grabar es delito, sino qué hace con los datos personales que recoge.
Lo que añade el RGPD cuando graba una empresa
La voz es un dato personal, y la transcripción también, así que una empresa que graba una reunión está tratando datos y necesita cumplir el RGPD. Lo dice la AEPD en su blog del 14 de enero de 2026 sobre la transcripción de voz con IA: «la voz de una persona debe considerarse un dato personal, en la medida en que puede identificar o hacer identificable a una persona física». La excepción que libra a un particular, la de las actividades «exclusivamente personales o domésticas» del artículo 2.2.c del RGPD, no alcanza a una reunión de trabajo.
En la práctica, eso pide cuatro cosas:
- Una base jurídica del artículo 6 del RGPD. La AEPD cita como posibles el contrato, el interés legítimo o el consentimiento. Y advierte de que el consentimiento de un empleado a su empresa puede estar «viciado» por la relación de dependencia.
- Informar antes, como exige el artículo 13: quién graba, para qué, con qué base jurídica, quién más recibe los datos, si salen de la UE y cuánto tiempo se guardan, tanto la voz como la transcripción.
- Un contrato con la herramienta, porque el proveedor que transcribe trata los datos por cuenta de la empresa: es el encargado del tratamiento del artículo 28. OpenAI firma ese anexo para ChatGPT Business, Enterprise y la API, y para los clientes del Espacio Económico Europeo lo hace OpenAI Ireland.
- Saber si el proveedor reentrena con esas voces. La AEPD separa los dos usos: transcribir para hacer un acta es una cosa, y usar los datos para reentrenar el sistema convierte al proveedor en responsable de ese tratamiento. OpenAI dice que no usa por defecto para entrenar los datos de Business, Enterprise y la API.
La ficha del plugin Meetings no aclara dos cosas: cuánto tiempo se guardan la transcripción y las notas, y si se usan para entrenar en las cuentas Pro, que son personales. Lo único que dice es que el audio se borra del Mac y de los servidores cuando las notas están listas, salvo que estés sin conexión y quede un tiempo en el ordenador esperando para subirse. Si usas una cuenta personal para reuniones de trabajo, esa respuesta no la tienes por escrito.
«Al unirte, das tu consentimiento» no sirve
La AEPD ya ha sancionado a una entidad que grabó una reunión para redactar el acta con ese aviso. Es la resolución PS/00342/2023: la asociación grababa sus asambleas para facilitar la transcripción del acta, y los asistentes no habían sido avisados en la convocatoria. El único aviso era el de la plataforma: «La grabación se ha iniciado. Esta reunión se está grabando. Al unirse, da su consentimiento para que se grabe». La AEPD apreció infracción de los artículos 6.1 y 13 del RGPD, y la asociación pagó 6.000 euros acogiéndose a las dos reducciones.
En su blog del 20 de abril de 2026 la AEPD vuelve sobre ese caso y deja escritos tres criterios que sirven de lista de control:
- La información sobre la grabación y sus fines tiene que llegar «de manera efectiva a todos los participantes antes del inicio de la sesión».
- Mientras se graba debería haber «un indicador visible y activo» que informe de forma continua: un aviso en pantalla, una luz o un tono periódico.
- El consentimiento para grabar una reunión concreta «no puede interpretarse como un consentimiento genérico o indefinido para grabaciones futuras».
Hay otra resolución que ayuda a entender el punto de partida. En la PS/00188/2022, sobre una empresa que grababa con audio a una trabajadora, la AEPD escribió que «el solo hecho de activar la grabación de sonido ya implica en sí mismo una recogida de datos personales» que necesita base jurídica, y multó con 6.000 euros por infringir el artículo 6.
Si los grabados son tus trabajadores
Grabar el sonido de forma continua en el puesto de trabajo solo se admite por riesgos relevantes de seguridad, según el artículo 89.3 de la Ley Orgánica 3/2018. El texto dice que la grabación de sonidos en el lugar de trabajo se admitirá «únicamente cuando resulten relevantes los riesgos para la seguridad de las instalaciones, bienes y personas», con proporcionalidad e intervención mínima. El artículo 89.1 obliga además a informar antes, de forma expresa, clara y concisa, a los trabajadores y a sus representantes.
Esto es nuestra lectura, no de la ley ni de la AEPD: ese artículo está pensado para sistemas que vigilan el trabajo, como un micrófono junto a una cámara, y no para el tomador de notas que alguien activa en una reunión concreta. Pero marca el límite. Usar la IA de reuniones para controlar lo que dice un empleado, o tenerla siempre encendida en una oficina, se acerca a lo que ese artículo restringe. Grabar la reunión semanal del equipo, avisada y con un fin claro, queda lejos. Y si tienes convenio colectivo, mira si añade garantías: el artículo 91 lo permite.
Y el Reglamento de IA
El Reglamento europeo de IA no añade una obligación específica para quien usa un transcriptor de reuniones. El deber de informar de que se interactúa con una IA, del artículo 50.1, recae en el fabricante y se refiere a quien habla con el sistema, no a quien es grabado. La excepción importante es otra: si la herramienta detecta emociones, el artículo 5.1.f prohíbe inferir las emociones de una persona en el lugar de trabajo salvo por motivos médicos o de seguridad. La AEPD lo recuerda en su blog de enero. Hemos comprobado que la modificación del Reglamento aprobada en julio de 2026, el Reglamento 2026/1744, no cambia ninguno de esos dos artículos.
Qué herramientas avisan solas a los demás
Google Meet y Microsoft Teams avisan a todos los asistentes cuando se toman notas o se transcribe; el plugin de ChatGPT, no. Según sus fichas de ayuda, consultadas el 14 de octubre:
- Google Meet, «Toma notas por mí»: todos los participantes ven un icono de lápiz en su pantalla. El administrador puede exigir además que cada uno dé su consentimiento explícito, pero ese ajuste viene desactivado. Solo funciona con cuentas de Google de empresa o centro educativo o con un plan de IA de Google apto.
- Microsoft Teams, transcripción: según la ayuda en español, «todos los participantes ven una notificación que indica que la reunión se está transcribiendo». Si el administrador lo configura, Teams muestra un diálogo de consentimiento cuando alguien activa el micrófono o la cámara.
- ChatGPT, plugin Meetings: no avisa a nadie. El recordatorio de consentimiento solo lo ves tú.
- Copilot en Teams, modo «solo durante la reunión»: funciona sin transcripción, y la ayuda de Microsoft no dice si los demás ven algún indicador. No lo damos por hecho.
- Google Foresight: es experimental, trabaja con el audio del sistema y del micrófono, y su anuncio no dice nada de avisos ni de consentimiento.
Un matiz para las reuniones presenciales. Meet también puede documentar una reunión con el dispositivo en la mesa, y su ayuda no menciona ningún aviso a los presentes. En una sala, el icono de lápiz no lo ve nadie más que quien lleva el portátil. Ahí el aviso tiene que ser de palabra o por escrito, igual que con ChatGPT.
Qué hacer antes de grabar tu próxima reunión
- Avisa en la convocatoria, no al empezar. Una línea en la invitación basta para cumplir el «antes del inicio» de la AEPD: «Esta reunión se grabará y transcribirá con [herramienta] para preparar el acta; las notas se guardarán [plazo]. Si prefieres que no se grabe tu intervención, dínoslo».
- Repítelo de viva voz al arrancar y deja que alguien diga que no. Si alguien se opone, no grabes o deja fuera su intervención.
- Usa una cuenta de empresa, no la personal. En ChatGPT, Business en lugar de Pro: ahí hay contrato de encargado y los datos no se usan para entrenar por defecto.
- Decide cuánto guardas. La voz no hace falta conservarla una vez hecha el acta, y la transcripción tampoco si ya tienes el resumen. Apúntalo en tu registro de actividades.
- Revisa la transcripción antes de usarla. La AEPD da un ejemplo de transcriptor que escribió «Hitler» donde se había dicho «Schindler», y el derecho de rectificación sigue valiendo. En su ficha de subida de audio, OpenAI también avisa de que la transcripción puede tener errores y la identificación de quién habla puede fallar.
- No la uses para lo que no avisaste. Si dijiste que era para el acta, no la uses después para evaluar a un trabajador.
Ejemplo: la clínica que graba la reunión de equipo y la visita del proveedor
Un caso construido, no un cliente real. Una clínica de fisioterapia de Murcia con nueve personas quiere dejar de redactar a mano el acta de la reunión de los lunes, y la directora tiene ChatGPT en su Mac.
- La reunión de los lunes. Se avisa en la convocatoria del calendario y en el tablón, con el fin, que es el acta, y el plazo de conservación, un mes. Se usa la cuenta Business de la clínica y no la Pro personal de la directora. Al empezar, la directora dice que va a tomar notas con ChatGPT. Las notas compartidas no llevan la transcripción: la ficha de OpenAI dice que quien recibe la página compartida ve las notas, no la transcripción.
- La visita del comercial de material. Es una reunión presencial con alguien de fuera, y la herramienta no le avisa de nada. La directora se lo pregunta antes de pulsar el botón. Si el comercial dice que no, se apuntan las notas a mano.
- Lo que no hace: dejar el tomador de notas encendido en la recepción para ver cómo atiende el equipo al teléfono. Eso ya no es un acta, es grabación de sonido en el puesto de trabajo, y entra en lo que restringe el artículo 89.3.
Análisis de PotencIA
Este apartado es criterio propio, separado a propósito de las fuentes citadas arriba.
Lo que ha cambiado no es la ley, sino quién es el último que puede avisar. Hasta ahora, la plataforma de videollamada ponía el aviso en la pantalla de todos y cubría buena parte del deber de informar sin que nadie lo pensara. Las herramientas que graban el audio del ordenador, como el plugin de ChatGPT o Foresight, se saltan esa capa: funcionan en cualquier plataforma y en una sala, y no dejan rastro en la pantalla de los demás. Es más cómodo y es más fácil equivocarse, porque el cumplimiento depende ahora de que una persona se acuerde de decirlo.
Por eso creemos que la convocatoria es el sitio correcto para el aviso, y no el arranque de la reunión: queda por escrito, llega antes y no depende de la memoria de nadie. Es la misma lógica que aplicamos a los asistentes de WhatsApp que montamos, donde el aviso de que contesta una IA va en el primer mensaje y no en una página de condiciones. Lo que una pyme guarda de sus conversaciones con clientes, y con qué criterio, lo tratamos en qué datos personales debería guardar un CRM.
Y una advertencia sobre las cuentas personales. Mucha gente prueba estas herramientas con su plan individual y las acaba usando para reuniones de trabajo. Ahí el problema no es la grabación, es que los datos de terceros pasan a una cuenta sin contrato de encargado y con el entrenamiento a criterio de cada uno. Ya vimos en el incidente de las 53 imágenes de usuarios de ChatGPT qué puede pasar con el contenido de las cuentas personales que sí se usa para entrenar, y en el centro de privacidad de ChatGPT cómo se apaga.
Preguntas relacionadas
¿Puedo grabar una reunión sin que lo sepan los demás?
Si participas, grabarla no es delito ni vulnera el secreto de las comunicaciones, pero si lo haces como empresa estás tratando datos personales sin informar, y eso es una infracción del RGPD. La sentencia 114/1984 protege a quien graba la conversación en la que participa; las resoluciones de la AEPD sancionan a la empresa que graba sin informar. Son dos preguntas distintas.
¿Y en una comunidad de vecinos?
La sentencia del Constitucional vale igual, pero la comunidad que graba la junta para el acta es responsable del tratamiento y tiene que informar antes, como la asociación sancionada en la PS/00342/2023. El caso de la AEPD era una asamblea grabada para redactar el acta, que es lo que suelen hacer las juntas.
¿Hace falta el consentimiento de todos?
No siempre: el consentimiento es una de las bases posibles, no la única. La AEPD admite también el contrato o el interés legítimo, y este último exige una evaluación y ponderación previa de los intereses en juego, que es justo lo que la AEPD echó en falta en el caso sancionado. Lo que nunca falta es el deber de informar antes.
Cómo se ha verificado esto
Todas las fuentes se consultaron el 14 de octubre de 2026 desde España, y cada cita se ha comprobado contra el texto guardado de la fuente. La sentencia 114/1984 se leyó en el buscador de jurisprudencia del Tribunal Constitucional. El RGPD y el Reglamento de IA se leyeron en la copia del Diario Oficial de la UE que publica el BOE, porque el PDF de EUR-Lex no respondió a la lectura automatizada. La Ley Orgánica 3/2018 se leyó en su texto consolidado del BOE, y el Reglamento 2026/1744 en su PDF del Diario Oficial. Las dos entradas del blog de la AEPD, del 14 de enero y del 20 de abril de 2026, y las resoluciones PS/00342/2023 y PS/00188/2022 se leyeron en aepd.es. No hemos encontrado ninguna guía ni nota de prensa de la AEPD dedicada a grabar reuniones.
Las fichas de ayuda de OpenAI sobre el plugin Meetings y la subida de audio, y las notas de versión de ChatGPT, que fechan el plugin el 29 de septiembre y el audio el 6 de octubre, se leyeron con un navegador sin interfaz, porque el centro de ayuda bloquea la lectura directa. Están en inglés y la traducción es propia. Las páginas de privacidad para empresas y el anexo de tratamiento de datos de OpenAI, las fichas de Google Meet y Microsoft Teams y el anuncio de Foresight en el blog de desarrolladores de Google se leyeron en abierto.
Son lectura nuestra, y no de las fuentes, la aplicación del artículo 89.3 al tomador de notas, la conclusión de que el Reglamento de IA no añade obligaciones específicas al usuario de un transcriptor y el criterio de avisar en la convocatoria. El ejemplo de la clínica es un caso construido. La investigación de las fuentes la hizo un subagente y se reverificó a mano. La revisión humana de esta pieza es posterior a su publicación.