Qué es un albarán: para qué sirve y qué debe incluir

Un albarán es el documento que acompaña a una mercancía y acredita que se ha entregado: qué se ha servido, cuánto, a quién y cuándo, con la firma de quien lo recibe. No es una factura ni sustituye a la factura, pero es la prueba con la que se comprueba que lo facturado es lo que llegó. Por eso el control de facturas y albaranes de proveedores empieza por él.

Qué es un albarán

El albarán es la nota de entrega de una venta o un envío de mercancía: lo emite quien entrega y lo firma quien recibe. Normalmente se hace por duplicado: una copia se queda en el negocio que recibe y la otra, firmada, vuelve al proveedor como justificante de que la entrega se hizo.

Conviene saber desde el principio lo que no es:

• No es una factura. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) regula la factura, su contenido y sus plazos, y no menciona el albarán. El albarán no lleva por sí mismo las obligaciones fiscales de la factura.
• No tiene un modelo oficial general. No hay una norma que fije el formato o el contenido de cualquier albarán. Lo que hay son normas de sectores concretos, como la alimentación de origen animal o el transporte por carretera, que exigen ciertos datos y que muchas empresas meten en el albarán (más abajo, en «Qué debe incluir»).
• No es la carta de porte. La carta de porte documenta el contrato con el transportista; el albarán documenta la entrega entre quien vende y quien compra. A veces un mismo papel hace las dos funciones, pero son cosas distintas.

Para qué sirve un albarán

Sirve para demostrar que la mercancía llegó, en qué cantidad y en qué estado, y para que la factura posterior se pueda comprobar contra algo. En el día a día de una pyme cumple cinco funciones:

1. Prueba de entrega. Con la firma del cliente, el proveedor puede demostrar que entregó. Y el cliente, si anotó una incidencia, puede demostrar que no llegó todo o que llegó mal.
2. Base de la factura. Muchos proveedores sirven varias veces al mes y facturan una sola vez. El Reglamento de facturación permite las facturas recapitulativas (artículo 13): varias operaciones del mismo mes natural y para el mismo destinatario en una sola factura, que cuando el destinatario es una empresa o un profesional se expide antes del día 16 del mes siguiente. Esa factura suele listar los albaranes que agrupa.
3. Control de lo recibido. Es el documento con el que quien recibe cuenta cajas, pesa y comprueba antes de firmar.
4. Stock e inventario. Cada albarán es una entrada de mercancía; sin albaranes registrados, el inventario no cuadra.
5. Trazabilidad. En alimentación, el lote y la fecha de envío de cada remesa tienen que poder recuperarse, y el albarán es el sitio habitual donde quedan escritos.

Diferencia entre albarán y factura

El albarán acredita la entrega; la factura documenta la operación a efectos fiscales y es la que se paga. La factura tiene un contenido obligatorio que fija el artículo 6 del Reglamento de facturación: número y serie, fecha, datos y NIF de las partes, descripción, base imponible, tipo de IVA y cuota, entre otros. El albarán no tiene ese contenido obligatorio.

El momento fiscal tampoco lo marca el albarán. Según el artículo 75 de la Ley del IVA, en las entregas de bienes el impuesto se devenga «cuando tenga lugar su puesta a disposición del adquirente». La fecha del albarán firmado suele coincidir con esa puesta a disposición y ayuda a probarla, pero quien declara el IVA lo hace con facturas, y la factura a una empresa se expide, como regla general del artículo 11 del Reglamento, antes del día 16 del mes siguiente al devengo.

En resumen:

• Albarán: se emite al entregar, describe mercancía y cantidades, puede ir con o sin precios y lo firma quien recibe.
• Factura: se emite al vender o en el plazo legal, tiene contenido obligatorio, lleva IVA y es el documento que se paga y se contabiliza.

Albarán valorado y sin valorar

Un albarán valorado lleva precios e importes; uno sin valorar solo lleva artículos y cantidades. Los dos son válidos como nota de entrega. El valorado permite comprobar el precio en el momento de recibir; el sin valorar es habitual cuando quien descarga no tiene por qué ver los precios, o cuando el precio se fija después con la tarifa del mes.

Para quien recibe, la diferencia importa a final de mes: con un albarán sin valorar, la única forma de saber si el precio facturado es el pactado es compararlo con la tarifa o el pedido.

Qué debe incluir un albarán

Con carácter general, un albarán útil identifica el documento, a las dos partes, la mercancía, la cantidad y la conformidad de quien recibe. Como no hay un contenido legal común, esta lista es criterio práctico, no una exigencia normativa:

1. Número de albarán y fecha de entrega.
2. Datos de quien entrega y de quien recibe: nombre o razón social, NIF y dirección de entrega.
3. Referencia del pedido al que corresponde, si lo hay.
4. Descripción de cada artículo, con su referencia, y cantidad servida con la unidad (cajas, kilos, unidades).
5. Lote y, si aplica, fecha de caducidad o de consumo preferente.
6. Precios e importes, si es un albarán valorado.
7. Observaciones e incidencias: lo que falta, lo que llega dañado o lo que se rechaza.
8. Nombre, firma y fecha de quien recibe.

Hay sectores en los que algunos de esos datos sí son obligatorios en algún documento:

• Alimentos de origen animal. El Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011, artículo 3, obliga a poner a disposición de la empresa que recibe una descripción exacta del alimento, el volumen o la cantidad, el nombre y la dirección de quien expide y de quien recibe, una referencia del lote o la remesa y la fecha de expedición. El reglamento deja al proveedor elegir la forma, y en la práctica suele ir en el albarán. Afecta a carnicerías, pescaderías, restaurantes y distribuidores de alimentación.
• Transporte público de mercancías por carretera. La Orden FOM/2861/2012 exige un documento de control a bordo del vehículo con los datos de su artículo 6: cargador y transportista con su NIF, origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, fecha del transporte y matrícula. Su artículo 2 admite que una carta de porte u otra documentación del envío haga de documento de control si contiene todos esos datos, y deja fuera, entre otros, la paquetería y las mudanzas.

Qué revisar antes de firmar un albarán

Antes de firmar hay que comprobar la mercancía contra el albarán y escribir en él cualquier diferencia: la firma sin observaciones se lee como conformidad. Lo mínimo:

• Contar bultos y cantidades, y pesar lo que va a peso.
• Mirar el estado: roturas, envases abiertos, temperatura en el producto fresco o congelado.
• Comprobar que lo servido es lo pedido: referencia, formato y, si el albarán va valorado, precio.
• Anotar cada incidencia en «Observaciones» antes de firmar, con algo concreto: «faltan 2 cajas de tomate», «llega 1 caja de huevos rota».
• Quedarse con una copia, también si el albarán se firma en la tablet del repartidor.

Cuando la mercancía llega por transportista, la Ley 15/2009 del contrato de transporte terrestre de mercancías, artículo 60, pide que las reservas por pérdida o avería se hagan por escrito en el momento de la entrega, o dentro de los siete días naturales siguientes si el daño no se ve a simple vista. Si no se hacen, se presume, salvo prueba en contrario, que la mercancía llegó en el estado que describe la carta de porte. Ese plazo es frente al transportista; con el proveedor manda lo que diga el contrato o sus condiciones de venta.

Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes

Como justificantes del negocio, seis años. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros».

Si el albarán hace además de documento de control del transporte, el artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012 pide conservar un ejemplar o copia al menos un año y permite hacerlo en cualquier soporte, siempre que la información esté completa y legible. En el caso de los alimentos de origen animal, el Reglamento 931/2011 pide tener la información disponible al menos hasta que pueda suponerse razonablemente que el alimento se ha consumido.

Ejemplo: un restaurante que recibe pescado tres veces por semana

Ejemplo ficticio para ilustrar el proceso. Un restaurante de Valencia compra pescado a un mayorista que sirve lunes, miércoles y viernes y factura una vez al mes.

• El miércoles llega un albarán valorado con 10 kg de merluza. La báscula da 9,2 kg. El cocinero escribe «recibidos 9,2 kg» en observaciones y firma.
• El viernes el albarán es sin valorar, con 6 kg de calamar. Llegan los 6 kg y se firma sin incidencias.
• A primeros de mes llega una factura recapitulativa con doce albaranes. La merluza del miércoles figura a 10 kg y el calamar a un precio por kilo distinto del que se pactó en septiembre.

Con los albaranes a mano y la tarifa pactada, las dos diferencias se ven y se reclaman. Sin ellos, el restaurante paga la factura tal cual, porque nadie recuerda qué pasó un miércoles de hace tres semanas.

Análisis de PotencIA: dónde se pierde el dinero con los albaranes

Este apartado es criterio nuestro, no un dato externo. El albarán es el documento que une el pedido con la factura, y casi todo lo que un negocio paga de más a sus proveedores se pierde en uno de estos tres puntos:

1. Albaranes firmados sin revisar. La firma sin observaciones deja la reclamación en una discusión de palabra.
2. Albaranes que no llegan a la oficina. Se quedan en la cocina, en la furgoneta o en el taller, y a fin de mes no hay nada con qué comparar la factura.
3. Facturas que nadie coteja. Aunque el albarán esté guardado, comparar cantidades y precios línea a línea contra el pedido y la tarifa cuesta tiempo, y con varios proveedores no se hace.

El primero se resuelve con una costumbre: revisar y anotar antes de firmar. Los otros dos se resuelven digitalizando el albarán en cuanto llega y cruzándolo con la factura cuando esta llega. Eso es lo que hace Operaciones con IA de PotencIA, hoy en piloto abierto: quien recibe manda una foto del albarán por WhatsApp, el sistema lo lee, pregunta si ha llegado todo, lo cruza con la factura y la tarifa pactada, y prepara la reclamación de cada diferencia para que la apruebe una persona.

Si además el negocio es quien sirve, como un distribuidor de hostelería, el albarán empieza antes, en el pedido. Lo contamos en cómo recibir pedidos por WhatsApp si eres distribuidor, y el producto está en pedidos por WhatsApp para distribuidores.

Preguntas relacionadas

¿Un albarán tiene validez legal?

Sí como prueba de la entrega, pero no como factura. El albarán firmado es un documento que puede aportarse para demostrar qué se entregó y cuándo; no sustituye a la factura ni permite deducir el IVA: según el artículo 97 de la Ley del IVA, el documento que justifica la deducción es la factura.

¿Se puede pagar con un albarán?

Se puede pagar a cuenta de un albarán si las dos partes lo acuerdan, pero el proveedor sigue obligado a expedir la factura. Lo prudente es pagar contra factura y usar el albarán para comprobarla.

¿Un albarán puede ser electrónico?

Sí: no hay una norma general que exija el papel. Que se firme en papel, en una tablet o en el móvil del repartidor no cambia su función. Lo importante para quien recibe es quedarse con una copia, con las incidencias escritas, y conservarla como cualquier otro justificante.

Si recibes albaranes de varios proveedores cada semana y a fin de mes no sabes si lo facturado es lo que llegó, mira cómo funciona el control de facturas y albaranes con IA o el resto de soluciones de IA a medida de PotencIA.