Sí, un cuaderno de Gemini Notebook se puede compartir con alguien de fuera de tu empresa, pero la decisión no es tuya: la enciende el administrador de Workspace y de fábrica viene apagada. Hay tres estados —desactivado, solo los dominios de una lista o cualquier dirección externa— y una casilla aparte para los cuadernos públicos. Dos límites que casi nadie espera: la lista de dominios solo admite cuentas individuales, no Grupos de Google, y quien abre el cuaderno desde fuera ve tus fuentes.
Actualizado el 18 de octubre de 2026: el interruptor funciona igual que el 13 de septiembre, pero sus fichas oficiales han cambiado de fecha y de sitio. Al reabrirlas hemos añadido tres cosas: la respuesta a la pregunta que entonces dejamos sin fuente —qué ve exactamente quien abre tu cuaderno desde fuera—, el matiz por ediciones de la recopilación de datos cuando alguien envía comentarios, y el documento donde vive ahora la frase sobre las regiones de datos.
El 10 de septiembre de 2026, según su anuncio en Google Workspace Updates, Google añadió cuatro opciones en el panel de administración de Workspace para decidir si tu equipo puede compartir un cuaderno de Gemini Notebook con alguien de fuera de la empresa. La opción por defecto es «desactivado», y la última de la lista permite publicar un cuaderno para cualquiera que tenga el enlace.
Hasta entonces, según el propio anuncio, los administradores «solo tenían un único interruptor de alto nivel para encender o apagar Gemini Notebook por completo para toda su organización». Compartir hacia fuera no era una opción a medias: o dentro del dominio, o nada.
Lo que sigue es qué cambia exactamente, qué opción tiene sentido en un negocio de cinco o diez personas, y una frase de la ficha de ayuda —que no está en el anuncio— que conviene leer antes de encender nada.
El anuncio sigue publicado solo en inglés. Las dos fichas de ayuda para administradores sí tienen hoy una versión en español, pero es traducción automática: la propia página se identifica como «es-419-x-mtfrom-en» en su etiqueta de idioma, escribe en español de América —«ingresar dominios», «vínculo»— y lleva otra fecha que el original. La inglesa dice «Last updated 2026-10-13» y la española, «Última actualización: 2026-10-15». Por eso las citas de este artículo salen del inglés y la traducción es nuestra, salvo donde se diga que la cita es de la ayuda en español.
Qué ha cambiado exactamente
La novedad es un ajuste nuevo en la consola de administración llamado «Compartir fuera de [nombre de tu organización]», con tres estados y una casilla adicional. El anuncio los enumera así:
- Desactivado. Los usuarios no pueden compartir cuadernos con nadie de fuera del dominio. Es el valor por defecto.
- Dominios de confianza. Se puede compartir hacia fuera, pero solo con direcciones de una lista de dominios que tú escribes.
- Activado. Se puede compartir con cualquier dirección de correo externa.
- Activado con cuadernos públicos. Los usuarios pueden crear cuadernos públicos y compartirlos con cualquiera que tenga el enlace, sin añadir correos uno a uno.
La ficha de ayuda para administradores presenta las tres primeras como opciones de una lista y la cuarta como lo que realmente es: una casilla llamada «Compartir públicamente» que solo aparece cuando ya has elegido «Activado». Merece la pena tenerlo claro, porque no son cuatro peldaños de una escalera, son tres estados y un extra.
Hay una diferencia de vocabulario entre las dos fuentes que conviene conocer para no buscar lo que no existe: el anuncio llama a la segunda opción «dominios de confianza» y la ficha de ayuda la llama «dominios de la lista de permitidos». Y hay una limitación que solo aparece en la ficha: en esa lista se comparte con cuentas individuales de esos dominios, y «compartir con Grupos de Google no está admitido». Si tu idea era dar acceso a la dirección colectiva de una asesoría, no va a funcionar.
Otro detalle de la ficha: los cambios «pueden tardar hasta 24 horas, aunque normalmente ocurren antes». Si lo tocas un viernes a última hora, no des por hecho que el lunes lo verás igual que lo dejaste.
Dónde está el interruptor y quién puede tocarlo
Está en la consola de administración, en Menú, IA generativa, Gemini Notebook. La ficha precisa que hace falta el privilegio de administrador «Configuración de Gemini», que no es lo mismo que ser administrador de facturación o de usuarios.
El anuncio dice que el ajuste se puede controlar «a nivel de dominio, unidad organizativa (UO) o grupo». La ficha de ayuda, en cambio, solo documenta el paso de aplicarlo a una unidad organizativa, con su botón de anular la herencia. No es una contradicción —la ficha de encender o apagar el servicio sí habla de grupos de acceso—, pero si vas a montar la configuración por grupos, cuenta con que la documentación todavía no te acompaña ahí.
También conviene saber que no hay nada que configurar del lado del usuario. El anuncio lo dice literalmente: «No hay ajuste de usuario final para esta función». Quien decide es el administrador, y decide para todos.
El despliegue fue gradual: empezó el 10 de septiembre de 2026 en dominios de lanzamiento rápido y programado, con «hasta 15 días para que la función sea visible». Sobre ese plazo del anuncio, la cuenta es nuestra: la ventana se cerró el 25 de septiembre. Así que si hoy entras en la consola y no ves el ajuste, ya no es cosa del despliegue; mira si tienes el privilegio de configuración de Gemini y si estás en la unidad organizativa correcta.
A quién le llega: el control no depende de la edición
Esta es la parte agradable, y es poco habitual en las novedades de Workspace de las últimas semanas. El anuncio dice que está «disponible para todos los clientes de Google Workspace», sin condicionarlo a una edición ni a un complemento de pago.
La ficha de ayuda lo confirma desde el otro lado: Gemini Notebook es un servicio principal ya desde Business Starter, y «los usuarios de tu organización que tengan una cuenta de Google Workspace tienen acceso a Gemini Notebook». Lo que sí cambia con la edición son los límites de uso, no el control de compartición.
En el nivel de acceso estándar, que es el que corresponde a Business Starter, la tabla oficial da 100 cuadernos por usuario, 50 fuentes por cuaderno, 50 chats al día, 3 resúmenes de audio al día y 10 usos de Deep Research al mes. En el nivel superior, el de Business Standard y Business Plus, esas cifras suben a 500 cuadernos, 300 fuentes por cuaderno, 500 chats al día, 20 resúmenes de audio al día y 20 usos de Deep Research al día.
Esas cifras siguen en pie. Las hemos vuelto a leer el 18 de octubre de 2026 en la ficha de activación de Gemini Notebook, que declara última actualización del 13 de octubre: el nivel estándar mantiene 100 cuadernos, 50 fuentes, 50 chats al día, 3 resúmenes de audio al día y 10 usos de Deep Research al mes, y el nivel de Business Standard y Business Plus mantiene 500, 300, 500, 20 y 20 al día. Lo que ha crecido es la tabla: hoy tiene cinco niveles, con dos complementos de pago por encima de los planes de empresa —AI Expanded Access y AI Ultra Access—, y filas que en septiembre no recogimos: resúmenes de vídeo, informes, fichas de estudio, cuestionarios y mapas mentales.
En esa tabla hay una línea que toca justo el tema de este artículo y que conviene leer con cuidado. En el bloque de funciones premium, la ficha dice que el uso compartido avanzado «está disponible para los usuarios de pago», y en ninguna parte explica qué entra en «uso compartido avanzado». Nuestra lectura, dicha como lectura: en una tabla de ediciones de Workspace, donde todas se pagan, esa frase apunta más a los planes de consumo de Gemini Notebook que a tu edición de empresa. Mientras la ficha no lo concrete, no decidas nada por esa línea.
El contraste con lo que veníamos contando es notable. Cuando Gemini empezó a crear documentos y presentaciones desde Gmail, Business Starter se quedaba fuera. Cuando Gemini se puso a etiquetar los datos sensibles de Drive, la función buena estaba en una edición cara. Aquí no: el control de seguridad llega igual al plan más barato. Que sea un control y no una función de productividad probablemente tenga algo que ver.
La frase que está en la ficha y no en el anuncio
Si esta pieza tuviera que dejar una sola cosa, sería esta. La ficha de configuración de compartición termina con un apartado breve sobre cómo funcionan estos ajustes, y dice:
«Si alguien que usa una cuenta personal de Google envía comentarios sobre un cuaderno propiedad de una organización de Workspace, su contenido se recopilará para ayudarnos a evaluar el problema.»
Traducido a lo que significa en la práctica: en cuanto abres la compartición externa, el cuaderno puede acabar en manos de alguien con una cuenta de Gmail personal. Si esa persona pulsa el botón de enviar comentarios —el pulgar hacia arriba o hacia abajo que aparece junto a las respuestas—, el contenido de esa interacción se recopila.
Hay que separar el hecho de la interpretación, porque aquí es fácil pasarse. El hecho es esa frase. La interpretación nuestra es que el caso no es exótico: es exactamente lo que pasa cuando compartes un cuaderno con un cliente, con un proveedor o con la gestoría, y esa persona no usa Workspace sino su correo de siempre. No es un fallo del sistema ni una cláusula escondida; es el comportamiento documentado. Pero es información que está en la ficha y no en el anuncio, y la mayoría de quien pulse el interruptor no va a leer la ficha.
Esto enlaza con algo que ya contamos cuando Google publicó los registros de auditoría de Gemini Notebook y reconoció que esos datos no se quedan en Europa. La idea sigue vigente, pero se ha mudado de documento y ha ganado rotundidad. El 13 de septiembre la leímos en la ficha de activación: la configuración de región de datos «no se aplica a los datos procesados y almacenados en caché por Gemini Notebook». El 18 de octubre esa frase ya no está ahí. Donde está es en el documento sobre los datos que cubren las regiones de datos, con última actualización del 13 de octubre de 2026, y sin matices: «Las regiones de datos no son compatibles con Google Workspace for Education Fundamentals, Gemini Notebook (antes NotebookLM), ni con los registros o el contenido en caché». Es decir, puedes compartir el cuaderno con quien quieras, y lo que hay dentro sigue sin ser regionalizable.
Lo que sí protege, que no es poco
Para ser justos con el anuncio, hay dos mecanismos que siguen funcionando por debajo y que evitan el susto más obvio.
El primero: los archivos de Drive que se añaden como fuente se sincronizan automáticamente y, según la ficha, «se aplican las opciones de compartición existentes de tu organización, lo que significa que solo los usuarios con acceso de al menos lectura al archivo original de Drive pueden usarlo como fuente». Los permisos de Drive no desaparecen porque el documento entre en un cuaderno.
El segundo: en las ediciones donde Gemini Notebook es un servicio principal —desde Business Starter—, la ficha declara seguridad y privacidad de nivel empresarial, y concreta que «tus archivos subidos, chats y resultados del modelo no serán revisados por revisores humanos ni usados para mejorar los modelos de IA generativa». Ojo al matiz, porque no se contradice con lo anterior: esa protección es la regla general; la recopilación por comentarios es la excepción declarada, y depende de que alguien pulse el botón.
Hay un tercer matiz, y es por ediciones. La tabla de la ficha de activación reserva la declaración de seguridad de nivel empresarial para las ediciones donde Gemini Notebook es un servicio principal, Business Starter incluido. En la columna de al lado —Business Base, Essentials Starter, Workspace Individual, G Suite, Cloud Identity, Chrome Enterprise y Android Enterprise, donde Notebook es un servicio adicional— lo que dice es otra cosa: tus datos «no se usan para entrenar Gemini Notebook salvo que envíes comentarios», y cuando los envías Google «puede revisar el contexto completo de esa interacción, incluidas tus consultas, tus subidas y las respuestas del modelo». Si tu plan es de esa columna, el botón de comentarios pesa bastante más.
Lo que no explicaba ninguna de las dos fichas el 13 de septiembre era qué ve exactamente una persona externa cuando abre un cuaderno compartido. Lo dejamos escrito como hueco en vez de rellenarlo con una suposición. Hoy la ayuda de Gemini Notebook sí lo explica, y la respuesta merece su propio apartado.
Qué ve quien abre tu cuaderno desde fuera
Ve las fuentes. La ayuda de Gemini Notebook, en su versión en español, dice que quien recibe acceso de «Lector» tiene «acceso de solo lectura a todas las fuentes y notas que hayas compartido con ellos en el notebook compartido», y que un «Editor» puede además «ver, añadir o quitar fuentes y notas» y volver a compartir el cuaderno con otras personas —compartir un notebook—. No hay un modo intermedio que deje consultar el cuaderno sin ver lo que lleva dentro.
Hay un enlace que lo parece y no lo es, y aquí está el aviso que más vale leer dos veces. Al compartir se puede «copiar enlace a la vista de chat», que presenta el cuaderno como una conversación y esconde los materiales. La propia ayuda advierte de que esconder no es revocar: la vista de chat «oculta estos materiales para ofrecer una experiencia más limpia, pero no revoca por completo el acceso subyacente de los usuarios al contenido del notebook», y «los usuarios pueden encontrar formas de acceder a los materiales ocultos fuera de la experiencia de chat predeterminada». Si lo que querías era compartir las respuestas sin compartir los documentos, ese enlace no sirve para eso.
Dos controles que sí hacen lo que prometen. El primero es la casilla «Permitir copias», que se marca al compartir: si está marcada, quien recibe el cuaderno puede duplicarlo «incluidas sus fuentes y artefactos»; si no lo está, no puede duplicar el cuaderno, aunque la ayuda aclara que sí puede copiar el contenido al que tenga acceso. El segundo es la marcha atrás de los cuadernos públicos: para abrir uno hay que estar identificado con una cuenta de Google, solo el propietario y los editores pueden generar el enlace público, y pueden retirarlo desde el panel de compartición —cuadernos públicos y destacados—. Los cambios que hagan se reflejan en el cuaderno público sin volver a generar el enlace.
Y un detalle para cuando quien está fuera es un particular: la misma ayuda dice que una cuenta personal de Gmail puede compartir un cuaderno con hasta 50 usuarios y que no puede compartirlo con grupos de Google. La limitación de los Grupos, por tanto, no es solo del ajuste del administrador.
El análisis de PotencIA
Llevamos semanas señalando que cada novedad de Workspace trae su letra pequeña en la edición, en el plan o en la región. Esta vez la letra pequeña no está en la factura: está en el valor por defecto, y por una vez el valor por defecto está bien elegido.
Que llegue apagado significa que Google ha decidido que la decisión la tomes tú y no la inercia. En un negocio pequeño eso vale más de lo que parece, porque el patrón que vemos una y otra vez es el contrario: una función se enciende sola, alguien la usa sin saberlo y el problema aparece seis meses después, cuando ya hay veinte cuadernos con dentro presupuestos, contratos y listas de clientes.
Y hay algo más de fondo. Gemini Notebook —que hasta hace poco se llamaba NotebookLM, como la propia ficha recuerda— se ha convertido sin hacer ruido en el sitio donde mucha gente aparca la documentación de su negocio: el manual de producto, las condiciones de los proveedores, las notas de las reuniones. Eso significa que el interruptor que Google añadió en septiembre no es un ajuste menor de una herramienta secundaria. Es quién puede sacar de tu empresa un resumen de todo eso con dos clics.
Nuestra opinión es que la opción «activado con cuadernos públicos» no tiene casi ningún caso de uso legítimo en una pyme. Un cuaderno público es un enlace sin puerta: no hay lista de invitados, no hay revocación individual, no hay forma de saber quién lo ha abierto. Si lo que quieres es publicar algo, tienes una web para eso. Y si lo que quieres es que un cliente consulte su información, lo que necesitas no es un cuaderno público sino un sitio donde la conversación y la ficha de ese cliente vivan juntas y con reglas. Nosotros lo resolvemos con PotencIA, el panel donde se atiende WhatsApp con IA y control humano.
La comparación con la otra novedad de aquella semana es útil. Cuando Google empezó a copiar usuarios y correos de Microsoft al crear la cuenta de Workspace, lo que movía era el arranque: meter la empresa dentro. Esto mueve lo contrario: por dónde sale la información una vez que está dentro. Las dos cosas se deciden el mismo día, en la misma consola, y casi nadie las mira juntas.
Qué haríamos esta semana
- Mira primero si alguien ya usa Gemini Notebook. Está encendido de serie para cualquier cuenta de Workspace. Antes de decidir cómo se comparte, conviene saber si hay algo dentro y qué es.
- Deja el ajuste en desactivado mientras lo piensas. Ya viene así y no hay ninguna prisa por cambiarlo. Si no lo ves en la consola, el plazo de despliegue del anuncio se cerró el 25 de septiembre de 2026: el problema está en el privilegio o en la unidad organizativa, no en la espera.
- Si necesitas compartir hacia fuera, empieza por la lista de dominios. Es el equivalente a dar una llave con nombre y apellidos. Recuerda que solo admite cuentas individuales: la dirección de grupo de tu gestoría no vale.
- Descarta los cuadernos públicos salvo que tengas un motivo escrito. Y si lo tienes, que sea con un cuaderno creado a propósito para eso, no con uno que ya contiene documentación interna.
- Comprueba quién tiene el privilegio de configuración de Gemini. En muchas pymes todo el mundo con acceso al panel es «el administrador». Este ajuste concreto merece saber quién puede moverlo.
- Antes de compartir un cuaderno con un cliente, pregúntate qué fuentes lleva dentro. Los permisos de Drive siguen aplicándose a las fuentes, pero el cuaderno es tuyo y lo que respondan las funciones de Gemini se construye con todo lo que hayas metido.
- Si compartes con cuentas personales de Gmail, avisa de lo del botón de comentarios. Es una frase en la conversación y evita una sorpresa documentada.
- Da por hecho que quien abre el cuaderno ve tus fuentes. No hay acceso de solo chat: el enlace a la vista de chat las esconde, pero la propia ayuda avisa de que no revoca el acceso. Si un documento no debería salir de la empresa, no lo metas en el cuaderno que vas a compartir.
Fuentes consultadas
- Blog de Google Workspace Updates, «Manage external sharing for Gemini Notebook in the Admin console», 10 de septiembre de 2026. Reabierta el 13 de septiembre y de nuevo el 18 de octubre de 2026, las dos veces con HTTP 200 y sin cambios en el texto citado: la existencia del control granular, el interruptor único anterior, las cuatro opciones con su descripción, el valor por defecto desactivado, el control a nivel de dominio, unidad organizativa y grupo, la ausencia de ajuste de usuario final, el despliegue gradual de hasta 15 días desde el 10 de septiembre en dominios de lanzamiento rápido y programado, y la disponibilidad para todos los clientes de Google Workspace. Publicado solo en inglés; la traducción es propia.
- Ayuda de administradores de Google Workspace, «Manage Gemini Notebook sharing settings», con última actualización declarada del 13 de octubre de 2026 en inglés y del 15 de octubre en su traducción automática al español. Consultada el 13 de septiembre y reabierta el 18 de octubre de 2026 (HTTP 200): la ruta en la consola, el privilegio de administrador de configuración de Gemini, el nombre del ajuste, las tres opciones y la casilla de compartición pública, la limitación a cuentas individuales y la exclusión de los Grupos de Google en la lista de dominios permitidos, el plazo de hasta 24 horas para que el cambio surta efecto, y la recopilación de contenido cuando alguien con cuenta personal de Google envía comentarios sobre un cuaderno de una organización. Las tres opciones y la casilla siguen siendo las mismas que en septiembre.
- Ayuda de administradores de Google Workspace, «Turn Gemini Notebook on or off for users», con última actualización declarada del 13 de octubre de 2026. Consultada el 13 de septiembre y reabierta el 18 de octubre de 2026 (HTTP 200): el cambio de nombre de NotebookLM a Gemini Notebook, la condición de servicio principal desde Business Starter, el acceso por defecto para las cuentas de Workspace, los límites de uso de los niveles estándar y superior, la declaración de seguridad de nivel empresarial, la frase sobre los comentarios en las ediciones donde Notebook es un servicio adicional, la línea del uso compartido avanzado para usuarios de pago y la aplicación de los permisos de Drive a las fuentes sincronizadas. La frase sobre la región de datos que citamos en septiembre ya no aparece en esta ficha.
- Ayuda de administradores de Google Workspace, «Data covered by data regions», con última actualización declarada del 13 de octubre de 2026, consultada el 18 de octubre (HTTP 200): las regiones de datos no son compatibles con Gemini Notebook, ni con los registros ni con el contenido en caché.
- Ayuda de Gemini Notebook, «Crear un notebook en Gemini Notebook» y «Usar notebooks públicos y destacados en Gemini Notebook», consultadas en español el 18 de octubre de 2026 (HTTP 200): los accesos de Lector y Editor, el acceso de solo lectura a todas las fuentes y notas, la advertencia sobre la vista de chat, la casilla «Permitir copias», el requisito de cuenta de Google para abrir un cuaderno público, la revocación del enlace público por el propietario o los editores, y el tope de 50 usuarios y la exclusión de los grupos de Google en las cuentas personales de Gmail.
Nota de método: no se ha usado ningún medio como fuente de los hechos anteriores. Las cinco fuentes son del propio fabricante. Las tres primeras se comprobaron el 13 de septiembre de 2026 y se reabrieron el 18 de octubre de 2026; las dos últimas se consultaron el 18 de octubre. Ese día también comprobamos que la dirección antigua de la ayuda de administradores en support.google.com responde con una redirección 301 hacia knowledge.workspace.google.com, que es donde viven hoy las dos fichas citadas.